Funktion · Mitarbeiterspesen

Mitarbeiterspesen und Firmenkarten sauber im Griff.

Mitarbeitende erfassen Spesen mit Beleg, Finance prüft und bucht, Auszahlungen laufen kontrolliert über die Buchhaltung. Firmenkarten, private Auslagen, MWST, Kostenstellen und Freigaben bleiben nachvollziehbar.

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Vom Beleg zur Auszahlung — mit Kontrolle.

Spese erfassen

Mitarbeiter erfasst Ausgabe, Kategorie, Betrag und Beleg.

Einreichen

Die Spesenabrechnung wird zur Prüfung eingereicht.

Prüfen & freigeben

Finance oder berechtigte Personen prüfen Belege, Kategorien und Beträge.

Buchen

Freigegebene Spesen werden in die Buchhaltung übernommen.

Auszahlen

Private Auslagen werden an Mitarbeitende erstattet.

Abstimmen

Firmenkarten-Auszüge werden abgeglichen und bezahlt.

Mehr als Beleg hochladen.

Mitarbeiterspesen sind nicht nur Fotos von Quittungen. In Fimaro entsteht daraus ein vollständiger Prozess: Spesenabrechnung, einzelne Spesenzeilen, Belege, Freigaben, Buchung, Auszahlung und Firmenkarten-Abstimmung.

Was Fimaro-Spesen können

Von der einzelnen Spesenzeile bis zur Firmenkarte — in einem System.

Spesenabrechnungen

Mitarbeitende sammeln mehrere Spesen in einer Abrechnung mit Nummer, Zeitraum und Status.

Spesenzeilen

Jede Ausgabe hat Datum, Kategorie, Betrag, MWST, Zahlart, Beleg und optional Kostenstelle oder Projekt.

Belege

Quittungen und Rechnungen direkt an die Spesenabrechnung oder einzelne Zeile anhängen.

Freigaben

Eingereichte Spesen werden geprüft, freigegeben oder zurückgewiesen.

Buchung

Finance bucht freigegebene Spesen mit Aufwand, Vorsteuer und Verbindlichkeit.

Auszahlung

Private Auslagen werden an Mitarbeitende erstattet.

Firmenkarten

Firmenkarten-Ausgaben werden mit Spesenzeilen abgeglichen und über den Kartenauszug ausgeglichen.

Kostenstellen & Projekte

Spesen lassen sich direkt Kostenstellen, Projekten oder anderen Dimensionen zuordnen.

Private Auslagen und Firmenkarten sauber getrennt.

Aus eigener Tasche

Mitarbeitende zahlen bar oder privat und erhalten den erstattbaren Betrag zurück.

Private Karte

Ausgabe wird privat bezahlt, aber als Spese eingereicht und erstattet.

Firmenkarte

Die Firma hat die Ausgabe über die Karte bezahlt. Der Beleg wird geprüft und gebucht, aber nicht an den Mitarbeiter ausbezahlt.

Private Auslagen werden erstattet. Firmenkarten werden über den Kartenauszug ausgeglichen.

Firmenkarten-Ausgaben ohne Excel-Abstimmung.

Importieren Sie Firmenkarten-Auszüge, gleichen Sie Transaktionen mit Spesenzeilen ab und markieren Sie private, strittige oder ignorierte Buchungen mit Begründung. Erst wenn der Auszug abgestimmt ist, wird die Kartenverbindlichkeit ausgeglichen.

Kartenkonto

Firmenkarten als eigenes Konto führen.

Mitarbeiter-Karte

Karten einzelnen Mitarbeitenden zuordnen.

Transaktionen importieren

Kartenauszüge einlesen und aufbereiten.

Beleg zuordnen

Belege den passenden Kartentransaktionen zuordnen.

Privat markieren

Private Anteile mit Begründung kennzeichnen.

Strittig markieren

Unklare Buchungen zur Klärung markieren.

Auszug abstimmen

Kartenauszug vollständig abgleichen.

Kartenverbindlichkeit ausgleichen

Erst nach Abstimmung wird die Karte ausgeglichen.

Firmenkarten-Spesen werden nicht an Mitarbeitende ausbezahlt. Sie werden geprüft, gebucht und über den Kartenanbieter ausgeglichen.

Belege dort, wo sie hingehören.

Belege hängen direkt an der Spesenabrechnung oder an der einzelnen Spesenzeile. Fehlende Belege können blockieren. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Spesen und Belege, Finance sieht die freigegebenen oder relevanten Vorgänge.

Belege am richtigen Ort

Belege hängen an der Abrechnung oder einzelnen Spesenzeile; fehlende Belege können blockieren.

KI-Vorbereitung

Je nach aktivierter KI-Funktion bereitet Fimaro Belegdaten vor. Sie prüfen und bestätigen.

Arbeitskorb

Rückfragen, Freigaben und Hinweise landen im Arbeitskorb.

Je nach aktivierter KI-Funktion kann Fimaro Belegdaten vorbereiten. Sie prüfen und bestätigen.

Zahlungen bleiben buchhalterisch nachvollziehbar.

Beim Buchen entstehen Aufwand, Vorsteuer und die passende Verbindlichkeit — je nach Zahlart gegenüber Mitarbeitenden oder Firmenkartenanbieter. Kostenstellen und Projekte werden auf die Buchung mitgegeben.

Aufwand

Der Spesenaufwand wird auf das passende Konto gebucht.

Vorsteuer

Vorsteuer wird je nach Kategorie berücksichtigt.

Mitarbeiter-Verbindlichkeit

Private Auslagen erzeugen eine Verbindlichkeit gegenüber Mitarbeitenden.

Firmenkarten-Verbindlichkeit

Kartenausgaben erzeugen eine Kartenverbindlichkeit.

Kostenstellen / Projekte

Dimensionen werden auf die Buchung mitgegeben.

Periodensperre

Buchungen in geschlossenen Perioden werden geschützt.

Kein Doppelbuchen

Mehrfaches Buchen derselben Spesenabrechnung wird verhindert.

Verlauf

Erfassung, Freigabe und Buchung bleiben nachvollziehbar.

Mitarbeitende sehen eigene Spesen. Finance sieht, was geprüft werden muss.

Die Sichtbarkeit richtet sich nach Rollen und Berechtigungen. Mitarbeitende erfassen ihre eigenen Spesen. Finance, Buchhaltung oder Treuhänder können freigeben, buchen und zahlen — je nach Berechtigung.

eigene Spesen

alle Spesen für Finance

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Buchungs-Queue

Firmenkarten-Queue

Belegschutz

Rollen & Rechte