Dokumente archivieren, durchsuchen und mit KI verstehen.
Legen Sie Rechnungen, Belege, Verträge und Nachweise zentral ab. Fimaro archiviert Dokumente mit Aufbewahrung, Versionen und Objekt-Dossiers — und macht Inhalte per OCR, Volltextsuche und KI auffindbar.
Zentrale Archivablage
Belege, Rechnungen, Verträge und Nachweise kontrolliert archivieren — getrennt von einfachen Datei-Anhängen.
OCR-Erkennung
Dokumente aus PDFs und Scans automatisch lesbar machen und Inhalte extrahieren.
Volltextsuche
Dokumente über Inhalt, Titel, Tags, Typ und Verknüpfungen schnell wiederfinden.
KI-Suche
Fragen zu Ihren Dokumenten stellen und Antworten mit Bezug auf Belege, Verträge und Nachweise erhalten.
Objekt-Dossiers
Dokumente direkt mit Rechnungen, Buchungen, Kontakten, Projekten, Verträgen oder Spesen verknüpfen.
Versionierung
Neue Dateiversionen hochladen, alte Versionen behalten und Änderungen nachvollziehen.
Aufbewahrung & Legal Hold
Aufbewahrungsfristen, Sperren und Löschfreigaben kontrolliert verwalten.
Audit & Zugriff
Downloads, Änderungen und Löschprozesse nachvollziehbar protokollieren.
So wird aus einer Datei ein intelligentes Archivdokument.
PDF, Scan, Beleg, Vertrag oder Nachweis erfassen.
Z. B. Beleg, Vertrag, Korrespondenz, MWST, Lohn, POS-Beleg oder Nachweis.
Text aus Scan oder PDF wird maschinenlesbar gemacht.
Dokument mit Tags und passenden Objekten verbinden.
Frist, Status und Löschberechtigung werden gesetzt.
Inhalte finden, Dokumente zusammenfassen und Fragen stellen.
Neue Versionen hochladen, alte Versionen behalten.
Nach Ablauf mit Antrag, Freigabe und Grabstein.
Finden Sie nicht nur Dateien — finden Sie Inhalte.
Fimaro macht archivierte Dokumente durchsuchbar. OCR erkennt Text aus Scans und PDFs. Die Volltextsuche findet Begriffe in Dokumentinhalten. Die KI-Suche hilft Ihnen, Fragen zu Belegen, Verträgen oder Nachweisen zu stellen und relevante Dokumente schneller zu verstehen.
OCR für Scans und PDFs
Belege, Verträge und Dokumente werden maschinenlesbar, auch wenn sie als Scan oder Bild vorliegen.
Volltextsuche
Suche nach Beträgen, Namen, Referenzen, Vertragsklauseln, Projekten oder Begriffen direkt im Dokumentinhalt.
KI-Fragen
Fragen Sie z. B. „Welche Verträge laufen dieses Jahr aus?" oder „Welche Belege beziehen sich auf Projekt X?"
Zusammenfassungen
Lange Verträge, Korrespondenzen oder Nachweise kompakt zusammenfassen lassen.
Risikohinweise
Die KI kann Kündigungsfristen, fehlende Angaben, Zahlungsbedingungen oder ungewöhnliche Klauseln markieren.
Quellenbezug
Antworten verweisen auf die passenden Dokumente oder Dossiers, damit Ergebnisse prüfbar bleiben.
Fimaro schlägt vor, Sie entscheiden.
Was Sie Ihr Archiv fragen können.
„Welche Lieferantenverträge verlängern sich in den nächsten 90 Tagen?"
„Alle Belege zu Projekt Neubau 2026 finden."
„Welche Dokumente enthalten die IBAN dieses Lieferanten?"
„Fassen Sie diesen Mietvertrag zusammen und markieren Sie Kündigungsfrist und Kosten."
„Welche Rechnungen enthalten Positionen zu Wartung oder Support?"
„Welche Belege fehlen für den Monatsabschluss?"
„Alle Dokumente mit MWST-relevanten Hinweisen für Q2 anzeigen."
„Gibt es Verträge mit automatischer Verlängerung?"
Compliance-Schicht statt einfacher Dateiablage.
Das Dokumentenarchiv legt eine rechtlich-geschäftliche Schicht über gespeicherte Dateien: Dokumenttyp, Aufbewahrungsfrist, Tags, Objekt-Verknüpfungen, Versionierung, Metadaten-Historie, Legal Holds und kontrollierte Löschung.
Datei-Anhang
Technischer Upload · Hängt an einem Objekt · Einfache Datei · Keine Governance · Manuell auffindbar
Dokumentenarchiv
Compliance-Dokument · Kann in mehreren Dossiers sichtbar sein · Dokumenttyp, Frist und Status · Aufbewahrung, Legal Hold und Löschfreigabe · Suche, Tags, Volltext, KI
Dossiers, die der KI Kontext geben.
Dokumente können direkt mit Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Spesen, Banktransaktionen, Journalbuchungen, Kontakten, Artikeln, Verträgen, Bestellungen oder Projekten verknüpft werden. So findet nicht nur der Mensch das richtige Dokument — auch die KI versteht den fachlichen Kontext besser.
Verkaufsdossier
Rechnungen, Gutschriften und Nachweise am Verkaufsbeleg.
Einkaufsdossier
Lieferantenrechnungen, Offerten und Lieferscheine.
Vertragsdossier
Verträge, Nachträge und Korrespondenz.
Projektdossier
Projektdokumente, Nachweise und Korrespondenz.
Spesendossier
Quittungen und Spesenbelege an Abrechnungen.
Bank-/Zahlungsdossier
Zahlungsnachweise und Klärungsdokumente.
Kontakt-/Lieferantendossier
Stammdokumente, Zertifikate und UID-Nachweise.
Treuhänder-/Abschlussdossier
Belege und Nachweise für Abschluss und Mandat.
Aufbewahren, sperren und kontrolliert löschen.
Archivierte Dokumente erhalten Aufbewahrungsfristen. Legal Holds schützen Dokumente vor Löschung. Nach Ablauf kann die Löschung über Antrag, Freigabe und Ausführung kontrolliert erfolgen.
Archivieren
Dokumenttyp und Aufbewahrungsregel bestimmen die Frist.
Aufbewahren
Dokument bleibt geschützt und nachvollziehbar.
Legal Hold setzen
Bei Rechts- oder Prüfungsfällen wird Löschung blockiert.
Löschung beantragen
Nach Fristablauf kann ein Antrag gestellt werden.
Freigeben oder ablehnen
Vier-Augen-Governance möglich.
Ausführen & Grabstein behalten
Datei wird gelöscht, Nachweis bleibt erhalten.
Aufbewahrungsfristen · CH-Default-Regeln · Legal Hold · Löschantrag · Freigabe / Ablehnung · Grabstein · Download nach Löschung blockiert
Auch KI und Suche respektieren Archivstatus, Mandantentrennung und Berechtigungen.
Nachvollziehbar, was mit Dokumenten passiert.
Archivaktionen wie Archivieren, Ändern, Taggen, Versionieren, Download und Löschprozesse werden nachvollziehbar protokolliert. So bleibt sichtbar, wann ein Dokument verändert oder als Datei abgerufen wurde.
KI-Nutzung transparent steuerbar.
OCR und KI-Suche können je nach Nutzung KI-Credits verbrauchen. Fimaro zeigt grössere KI-Aktionen transparent an und erlaubt Budgets, Limits und Freigaben.
Häufige Fragen
Gibt es Volltextsuche?+
Ja. Zum Go-live kann Fimaro archivierte Dokumente per OCR verarbeiten und Inhalte per Volltextsuche auffindbar machen.
Was ist OCR?+
OCR erkennt Text in Scans, Bildern und PDFs, damit Dokumente nicht nur als Datei gespeichert, sondern auch inhaltlich durchsuchbar werden.
Kann ich Fragen zu Dokumenten stellen?+
Ja. Die KI-Suche hilft, Dokumente zu finden, zusammenzufassen und Fragen zu beantworten — zum Beispiel zu Verträgen, Belegen, Fristen oder Projekten.
Nutzt die KI alle Dokumente automatisch?+
Die KI arbeitet innerhalb Ihrer Berechtigungen, Mandantentrennung und Freigaben. Dokumente mit eingeschränktem Zugriff oder Legal Hold werden entsprechend geschützt.
Kann die KI Fehler machen?+
Ja. KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. Fimaro zeigt Vorschläge und Quellenbezüge; Sie prüfen und entscheiden.
Verbraucht KI-Suche KI-Credits?+
Je nach Nutzung ja. OCR- und KI-Funktionen können über KI-Guthaben oder zusätzliche KI-Credits abgerechnet werden.
Kann ich Dokumente mit Rechnungen oder Buchungen verknüpfen?+
Ja. Dokumente können mit Verkaufsbelegen, Lieferantenrechnungen, Spesen, Banktransaktionen, Journalbuchungen, Kontakten, Artikeln, Verträgen, Bestellungen oder Projekten verknüpft werden.
Kann ein Dokument einfach gelöscht werden?+
Nein. Aufbewahrungsfristen, Legal Holds und Löschfreigaben schützen Dokumente vor unkontrollierter Löschung.
Dokumente finden, verstehen und sicher archivieren.
Testen Sie Fimaro 30 Tage kostenlos und verwalten Sie Dokumente mit Dossiers, Versionen, Aufbewahrung, OCR, Volltextsuche und KI.
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